Në njohjen e parë me korrespondencën e biznesit mund të merrni përshtypjen se kjo është një sistem tepër i komplikuar. Në fakt, llojet e ndryshme të letrave të biznesit në mënyrë organike korrespondojnë me nevojat e një individi në bashkëveprim.
Letër biznesi mbi bashkëpunimin
Ura e parë midis partnerëve të mundshëm të ardhshëm është, si rregull, një letër biznesi mbi bashkëpunimin. Përfaqësuesit e dy firmave tashmë mund të njihen dhe të kryejnë negociata paraprake, por kontakti zyrtar do të jetë letra mbi bashkëpunimin.
Pika të rëndësishme për këtë dokument:
- ankesë ndaj një personi të caktuar;
- një referencë për takimin ose burimin e informacionit në lidhje me këtë firmë;
- një përmbledhje të përmbajtjes së çështjes;
- tavolina, çmime dhe informacione të tjera shtesë është më e mirë për të dërguar aplikacionin.
Letra e biznesit e takimit
Nëse është e suksesshme, hapi tjetër do të jetë një letër biznesi e takimit. Ky lloj i letrave të biznesit mund të zvogëlojë numrin e fazave të ndërmjetme të negociatave dhe të ndikojë në suksesin e takimit të ardhshëm. Pala e interesuar duhet të mendojë mbi detajet në hollësitë më të vogla:
- rregulloret;
- ditës;
- artikulojnë çështjet për diskutim;
- përshkruajë gamën e çështjeve dytësore që mund të lindin në proces;
- përgatitni aplikacione informacioni, të cilat këshillohen nga pala tjetër për të lexuar para takimit.
Një letër e tillë e kujdesshme e biznesit do të ndihmojë në shmangien e keqkuptimeve, mospërputhjeve, momenteve të tjera të pakëndshme që mund të ndikojnë në rezultatin e negociatave. Bazuar në rezultatet e negociatave, një letër tjetër biznesi është shkruar rreth takimit - por tashmë në formën e një raporti mbi rezultatet e arritura. Ajo shërben të njëjtin qëllim: të sigurohet që partnerët të interpretojnë në mënyrë korrekte marrëveshjet e arritura. Partia e dytë ftohet të konfirmojë procesverbalin e mbledhjes ose të bëjë ndryshime, si rregull, për një ditë.
Lloje të tjera të korrespondencës së biznesit
Me marrëdhëniet tashmë të vendosura, më së shpeshti, këto lloje letrash biznesesh, të tilla si kërkesa e një letre biznesi dhe, në përputhje me rrethanat, një përgjigje letre. Me çdo ndryshim në aranzhimet ose kur kërkohet informacion shtesë, një firmë dërgon një letër tjetër kërkese.
Për të ruajtur marrëdhëniet ekzistuese të biznesit ose për të krijuar të reja, lloje të tilla letrash të biznesit si letra biznesi dhe letra reklamuese të biznesit ofrohen. Firma mund të organizojë një konferencë, ekspozitë, seminar dhe kështu me radhë - dhe të ftojë partnerë realë dhe potencialë, në personin e menaxhmentit ose në të gjithë ekipin. Do të jetë më e lirë për të dërguar një letër shitje, por kthimi prej saj është shumë më i ulët.
Etiketa e biznesit përfshin një letër mirënjohjeje në përgjigje të përmbushjes së kërkesës nga pala tjetër ose për bashkëpunim të tjerë.
Disa lloje të korrespondencës së biznesit mund të jenë më të vështira për të shkruar. Këto janë:
- letrën e biznesit të refuzimit;
- letër biznesi me falje;
- kërkesa për letër biznes;
- kërkesa për letrën e biznesit.
Në këto dokumente, është veçanërisht e rëndësishme të ruhet një ton dashamirës dhe i respektueshëm. Sa i përket letrës së kërkesës, atëherë, sipas rregullave të etikës së biznesit, formulimi i lutjes përdoret edhe në ato raste kur në jetë do të ketë një kërkesë.
Çfarë duhet të kërkoni në korrespondencën e biznesit:
- një moment i rëndësishëm për çdo letër biznesi është një apel ndaj një personi të caktuar, me drejtshkrimin korrekt të emrit të plotë, pozitës, emrit të kompanisë;
- pavarësisht nëse ju shkruani një letër elektronike biznesi ose një letër - ajo duhet të jetë në letër me kokë me të gjitha kushtet;
- etika, korrektësia dhe respekti - toni i vetëm i pranueshëm për letrat e biznesit.
- letra duhet të mbështetet në një stil të thatë dhe të afërt - është më mirë të shmangim kthesat emocionale nga fjalimi i zakonshëm.
Një letër biznesi, e shkruar me këto nuanca në mendje, do të bëjë një përshtypje më të mirë të dërguesit tuaj. Dhe në botën e biznesit, kjo do të ndihmojë në hapjen e dyerve të drejta.