Në jetën e çdo personi modern, një vend i rëndësishëm është i zënë nga aftësia për të menaxhuar kohën tuaj. Ne të gjithë po e nguten diku, duke u shqetësuar, por në fund të ditës nuk shohim rezultatet e aktivitetit tonë. Ne ankohen për mungesën e kohës, dhe ne vetë e shpenzojmë pa kujdes në biseda boshe dhe në çështje të padobishme. Si të mësoni se si duhet të menaxhoni kohën tuaj dhe të rrisni efektivitetin e përdorimit të tij?
Matrica Eisenhower është një shembull i shpërndarjes korrekte të kohës sonë, të ashtuquajturit mjet i menaxhimit të kohës. Për herë të parë kjo metodë u përshkrua nga Stephen Covey në librin "Vëmendja kryesore - gjërat kryesore". Por ideja e teknikës i takon Eisenhower, 34 presidentit amerikan.
Sipas menaxhimit të kohës, të gjitha rastet që ndesh një njeri duhet të analizohen dhe të vlerësohen sipas kritereve është e rëndësishme - nuk ka rëndësi, urgjentisht - jo urgjentisht. Matrica Eisenhower është një paraqitje skematike e kësaj formule. Është e ndarë në katër sheshe, në secilën prej të cilave rastet regjistrohen sipas rëndësisë dhe urgjencës.
Për të përdorur matricën Eisenhower, duhet të regjistroni të gjitha rastet që planifikoni të kryeni brenda një kohe të caktuar.
1. Çështje të rëndësishme dhe urgjente. Kjo kategori përfshin rastet që nuk vonojnë vonesën. Zgjidhja e këtyre problemeve është me rëndësi. As shthurja, as rrethanat e forcës madhore nuk duhet të ndikojnë në zbatimin e tyre.
Shembuj të rasteve të rëndësishme dhe urgjente:
- projekt pune, afati për të cilin po skadon afati;
- vizita të paplanifikuara tek mjeku, për shembull, në rastin e dhimbjes së dhëmbëve të rëndë ose dëmtimit të rëndë;
- thirrje urgjente për një klient të rëndësishëm.
2. Çështjet janë të rëndësishme, por jo urgjente. Kjo kategori përfshin raste me rëndësi të shtuar, por që ju mund të shtyni për njëfarë kohe. Megjithëse këto raste mund të presin, ju nuk duhet t'i shtyni ato për një kohë të gjatë, sepse atëherë do t'ju duhet t'i bëni me shpejtësi.
Shembuj të rasteve:
- puna e planifikuar në kompani lidhur me projektet aktuale;
- punën aktuale në projektet tuaja;
- zhvillimin e projekteve të reja;
- ndjekja e rregullt e trajnimit sportiv.
3. Rastet nuk janë të rëndësishme, por urgjente. Zakonisht në këtë shesh janë regjistruar raste që nuk kanë efekt në qëllimet tuaja të jetës. Ata duhet të bëhen në një kohë të caktuar, por nuk kryejnë ndonjë punë të vlefshme në aktivitetin tuaj.
Shembuj të rasteve:
- për të përgëzuar të afërmin në ditëlindjen e tij. Urgjentisht - sepse ditëlindja është sot dhe nuk ka rëndësi - sepse ky rast nuk sjell ndonjë rezultat, përveçse për të treguar respekt për një të afërm.
- takimet e vëna mbi ju nga të tjerët, ju duhet të shkoni në mënyrë që të mos ofendoni miqtë, por kjo çështje nuk është aq e rëndësishme për jetën tuaj.
4. Jo e rëndësishme dhe jo çështje urgjente. Ky shesh është më i dëmshëm. Nuk përfshin çështje urgjente, të cilat nuk janë të rëndësishme në jetë. Por, për fat të keq, kjo kategori përfshin shumicën e çështjeve tona.
Shembuj të rasteve:
- leximi i revistave me shkëlqim;
- duke parë shfaqje TV të padobishme;
- thashetheme me të dashurat;
- lojra në kompjuter.
Lista mund të jetë e pafundme. Shumë njerëz mendojnë se këto gjëra janë të mira për rekreacion. Por, edhe si një festë, në kohën e tyre të lirë, këto gjëra nuk janë thjesht të padobishme, por edhe të dëmshme. Pjesa tjetër, gjithashtu, duhet të jetë në gjendje të kualifikohet.
Si punon matrica?
Duke shpërndarë të gjithë biznesin tuaj të ardhshëm në sheshe, do të shihni se sa kohë ju jepni në raste të rëndësishme dhe të dobishme dhe sa është e panevojshme dhe e pakuptimtë.
Duke plotësuar matricën e prioriteteve Eisenhower, i kushtoni më shumë vëmendje kolonës së parë "urgjente - e rëndësishme". Bëni këto gjëra së pari, pas tyre kryejnë detyra të rëndësishme, por jo urgjente dhe urgjente, por jo të rëndësishme. Kategoria e katërt e rasteve nuk kryen fare - nuk mbajnë asnjë barrë të vlefshme në jetën tuaj.